Чтобы получить данную работу в формате .docx на свой E-mail - добавьте комментарий внизу страницы.

  • Вид работы:
    Курсовая работа (т)
  • Предмет:
    Менеджмент
  • Язык:
    Русский , Формат файла: MS Word 36,2 Кб

Технические средства в работе секретаря

Курсовая работа

ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

1.1 Должностные обязанности секретаря

1.2 Организация рабочего места секретаря

1.3 Факторы трудового процесса

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

2.1 Персональный и карманный компьютеры

2.2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря

2.3 Интернет технологии в работе секретаря

3. СОВРЕМЕННЫЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

3.1 Средства связи

3.2 Копировальные устройства

3.3 Устройство для уничтожения бумаг

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

должностная секретарь технический технология

Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.

Научная проблема: не каждый секретарь использует все технические средства в своей работе, так как или не знает о их, не умеет сними работать или не догадывается, что данные средства возможно использовать в своей работе.

Тема исследования: технические средства в работе секретаря.

Цель исследования: нахождение, анализ и исследование основных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса своей работы.

Задачи исследования:

анализ технических средств предназначенных для работы секретаря;

выявление основных технических средств и степени их использования;

Объект исследования: технические средства секретаря.

Предмет исследования: компьютерные и программные средства.

Исследовательская процедура: монографическая исследовательская процедура.

Методы исследования: анализ, синтез, моделирование.

Практическая значимость: полученные результаты можно использовать как ознакомительную информацию об основных технических средствах предназначенных для работы секретаря.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

.1 Должностные обязанности секретаря

Секретарь должен: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечить финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, представленных на подпись руководству предприятия, осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение, осуществлять организацию подготовки принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представленных руководству, давать по ним компетентные заключения [3].

Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.), вести прием посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Кроме того, он может работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», принимать решения в пределах своей компетенции и взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов о предоставлении необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов, сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «КТ» и за нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией [2].

.2 Организация рабочего места секретаря

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола [4].

Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторонней информации [1].

Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам.

Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.

Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее: 1) помещение для заседаний на все время их проведения; 2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную; 3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала; 4) обслуживание в зале заседаний.

Примерный комплект технических средств секретаря. Организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря.

Комплект профессиональной, персональной ЭВМ.

Пишущая машинка электронная (с электроприводом).

Аппарат термокопировальный.

Автонабор.

Автоответчик, сопряжённый с диктофоном.



Сшиватель документов электрифицированный.

Машинка для уничтожения документов.

Дырокол двухпуансонный электромагнитный.

Прибор канцелярский.

Папки регистраторы.

Папки с быстродействующим прижимом.

Латки для документов.

Нумератор-датировщик.

Блокнот-шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

Оформительские шрифты.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная) [5].

Примерный комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя.

Профессиональная персональная ЭВМ.

Коммутатор директорский.

Часы настольные электронные.

Прибор канцелярский.

Папки с быстродействующим прижимом.

Латки для документации.

Блокнот шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная).

.3 Факторы трудового процесса

Освещение рабочего места и помещения.

Одним из благоприятных условий микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости света имеет важное значение, так как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа на пишущей машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.

Помещение служб документации должны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать под углом более 30о от горизонтальной линии взора.

Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться [8].

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы).

Температурный режим в служебных помещениях

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%. Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов.

Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Шум в служебных помещениях.

Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно.

Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ в области высоких частот. Кроме того, для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев [9].

Однако следует знать, что в определённых дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности.

Цветовое оформление служебных помещений

Применение определенного цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производиться с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики.

Определенные цветовые гаммы соответствуют функциям помещения. Используя разные тона, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки. В холодные тона следует окрашивать помещения с высокой температурой (южные районы страны), в тёплые тона целесообразно окрасить помещения с низкой температурой (северные районы страны). Таким же образом можно подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Следует учитывать, что светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает.

Значимым является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для обеспечения лучшей организации труда. Для сотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. В работе секретаря, например, используется цветовой семафор при раскладке документов в папки различных цветов.

Режим труда и отдыха

В зависимости от внутреннего трудового распорядка регламентируется режим труда и отдыха. Сотрудники должны предусматривать установленное чередование периодов труда и отдыха.

При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день персонала должен составлять 7часов 15мин. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4часа после начала работы.

Проведение физкультурных пауз в 5-10мин. за 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении [7].

Состав воздуха

На состав воздуха хорошо влияет озеленение служебных помещений. Регулярное проветривание в служебном помещении необходимо. Состав воздушной массы полностью меняется, если хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут.

Организация рабочего места руководителя

Снабжение всем необходимым рабочего места руководителя, контроль за исправностью технических средств, поддержанием порядка и чистоты в кабинете является обязанностью секретаря.

Ничего не изменять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не обсудив предварительно с ним возможность перестановки средств оргтехники, мебели, расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола – этим правилом следует руководствоваться секретарю. В его работу входит знать привычки своего начальника, особенности работы с документами и учитывать их; следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, чистый стакан, заточенные карандаши, свежая вода в графине.

Особые принципы имеет планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол – тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.

Переговорное устройство, которое позволяет осуществлять обмен информацией, существенно облегчает работу руководителя и секретаря. При наличии такого устройства отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.

Организация работы заключается в соблюдении должностных обязанностей, которые включают нормы поведения, обязанности секретаря и виды работ выполняемые им. Так же много зависит от организации рабочего места секретаря, правильности расположения технических средств для лучшей работы и минимально затрачивать время на выполнение различных типов работ. Соблюдение факторов трудового процесса позволит секретарю избежать профессиональных заболеваний, а также сохранить микроклимат в помещении.

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

.1 Персональный и карманный компьютеры

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.



Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

алфавитно-цифровые;

функциональные;

со стрелками;

управляющие [7].

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.

Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик, для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов. Сканеры позволяют переводить информацию с бумажных носителей в электронный формат, облегчая тем самым работу секретаря. После сканирования документа его распознают с помощью программы ABBYY FineReader для дальнейшей работы с ним. Распознавание позволяет редактировать, изменять и дополнять документ различной информацией.позволяет ввести документ одним нажатием на кнопку Scan&Read, не вдаваясь в подробности работы программы. Распознанный текст можно передать в текстовый редактор или электронную таблицу, сохранить в форматах RTF, DOC, Word XML (при сохранении в Microsoft Office 2003), PDF и HTML с полным сохранением оформления документа или сохранить в базе данных.

Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры [3].

Возможности компьютера определяют:

тип и тактовая частота процессора;

объем оперативной памяти и жесткого диска;

характеристики материнской платы;

характеристики видеокарты;

наличие CD-ROM и звуковой платы;

возможность подключения дополнительных устройств;

возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024×768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.

Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.

Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. – Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.

Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие – поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.

Календарь – контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование – 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты – хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи – содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка "Задачи" каждого исполнителя обновляется автоматически.

Дневник – ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое [13].

Деятельность секретарей часто связана с применением персональных компьютеров. На помощь им сегодня приходят современные компьютерные технологии, позволяющие хранить и обеспечивать быстрый доступ к информации, организовывать рабочее время с помощью специальных программ-органайзеров, обеспечивать доступ в Интернет и т.д. Казалось бы, не так давно секретари стали использовать настольные персональные компьютеры в своей профессиональной деятельности. Сегодня же им на рынке компьютерной техники предлагается новый вид компьютеров – карманные персональные компьютеры (КПК). Популярность использования КПК в последнее годы растет, и это не случайно, так как КПК имеют широкие возможности по созданию и хранению текстовой и графической информации. Они способны читать информацию с компакт-дисков, использовать возможности Интернета, пользоваться словарями, прослушивать музыку, смотреть фильмы и т.д., при этом иметь малые габариты и вес.

Карманный персональный компьютер (КПК) должен включать в себя три обязательных элемента: компактную конструкцию (размер и вес), большое время работы от батарей, поддержку всего спектра мультимедийных приложений и функций.

Основным средством отображения информации в КПК является дисплей, средний размер диагонали экрана КПК равен 10-15 см. В карманных компьютерах, также как и в ноутбуках, используется жидкокристаллический дисплей, что позволяет уменьшить энергопотребление и приводит к отсутствию вредных излучений. Это важно учитывать при работе на компьютере. На данный момент в карманных компьютерах используются как черно-белые, так и цветные дисплеи Типовое разрешение дисплеев КПК составляет от 160 х 160 до 640 х 320.

Особенностью карманного компьютера является сенсорный экран, позволяющий вводить информацию в компьютер путем нажатия на экране виртуальных кнопок выводимой на экран клавиатуры. Для касания экрана используется пластмассовое перо (стилус), входящее в комплект КПК.

Ввод информации с КПК осуществляется посредством экранной клавиатуры либо через внешнюю, подключаемую к КПК клавиатуру, которую можно использовать в случае необходимости. Внешняя клавиатура удобна для ввода большого объема текстовой информации, но при этом габариты и вес КПК увеличатся.

В качестве устройств ввода/вывода в карманных компьютерах имеется инфракрасный порт, новые модели КПК имеют разъемы для работы с флеш-картами памяти. Самый удобный способ хранения и переноса данных состоит в использовании внешних карт памяти, позволяющих хранить относительно большие объемы информации (от 8 Мб до 1 Гб) при малых размерах и высокой надежности.

КПК в отличие от настольного ПК не имеют жесткого диска. Это связано с тем, что жесткий диск потребляет много электроэнергии, имеет движущие механические части, что влечет за собой определенные требования к эксплуатации компьютера. Для повышенной надежности работы КПК его операционная система хранится в специальной микросхеме памяти. В карманных компьютерах может быть установлена микросхема флеш-типа, на которую записываются программы, музыка, видео, различные текстовые и графические документы.

Карманные компьютеры позволяют выводить звуковую информацию. Реализация этой функции не одинакова, поэтому КПК делятся на два типа.

К первому типу относят те, которые позволяют прослушать музыку. Ко второму – те, которые имеют примитивные средства вывода звука.Источники питания КПК используются двух типов: батареи и аккумуляторы. Обычно КПК с черно-белыми дисплеями и невысоким быстродействием имеют питание от батарей. Более мощные КПК и с цветным экраном имеют встроенные аккумуляторы.

Почти все новые модели карманных компьютеров выпускаются сегодня с цветными экранами и, соответственно, работают на аккумуляторах.

.2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся на рынке. Это очень ответственная задача, так как от того, насколько выбранный аппаратно-программный комплекс будет отвечать задачам данной организации, учитывать ее специфику работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и эффективность использования выбранного программного комплекса.

Многие организации имеют свою компьютерную службу. В небольших организациях – это один-два специалиста, в средних и крупных – IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение работы компьютерного парка организации. Однако в IT-подразделениях работают специалисты именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются и не должны разбираться в технологиях документирования бизнес-процессов, в организации работы с документами, в документообороте компании и в делопроизводстве в целом. Поэтому определить требования, предъявляемые к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты и особенно секретари руководства организации, поскольку именно к ним чаще всего предъявляются самые высокие требования по оперативности и полноте поиска необходимой информации и документов.

Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений обязательно должны принимать самое активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при выборе как системы автоматизации делопроизводства в компании, так и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.

Некоторые организации приходят к решению поручить создание (написание) программы своим штатным программистам, аргументируя это тем, что, с одной стороны, это будет дешевле, так как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой – будет создана программа, полностью соответствующая требованиям сотрудников организации. Кроме того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право на существование, однако важно учитывать и проблемы («подводные камни») такого решения.

Во-первых, при разработке программы «на заказ» еще большее значение имеет тщательно и самым детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии, учесть все нюансы работы с документами. Из этого вытекает вторая проблема – сроки разработки и внедрения. Если массовый программный продукт в типовой организации настраивается за два-три месяца, то написание программы с «нуля» в среднем занимает порядка полугода. Потом начинается процесс внедрения и отладки: программа ставится на рабочие места секретарей и других пользователей, которые пробуют с программой работать. Сразу выясняется, что какие-то операции не работают или работают неправильно. Дальше идет процесс доработки и исправления программы. Наконец программа полностью действует. Секретари и сотрудники начинают вводить в нее документы. В этот период пробной эксплуатации, как правило, обязательно возникают новые, не учтенные в техническом задании требования к программе, так как сразу учесть все детали практически невозможно. Программа опять дорабатывается, модифицируется и заново настраивается.

Все это время секретари, делопроизводственный персонал продолжают выполнять свою обычную работу, плюс параллельно вносят документы, информацию в программу, тем самым, дублируя свою работу. Причем в ходе настройки периодически данные могут пропадать, и каждый раз все необходимо заносить заново. Таким образом, в период внедрения программы, а он обычно занимает несколько месяцев, иногда доходя до года, секретарям и другим сотрудникам службы ДОУ приходится выполнять двойную работу, нагрузка на сотрудников существенно возрастает, что может сформировать в коллективе негативное отношение к идее автоматизации в целом.

Преимуществом собственной разработки является то, что в организации остаются исходные коды. Кроме того, важно, чтобы программа была написана на распространенной платформе и на одном из широко известных языков программирования. Известны случаи, когда после увольнения программиста оказывалось, что найти другого, который смог бы продолжить работу, крайне сложно и дорого, и проще начать все сначала.

Резюмируя вышеизложенное, можно все-таки рекомендовать в первую очередь рассматривать уже существующие на рынке программные продукты, уже имеющие опыт внедрения в различных организациях. Выбор типовой программы, уже работающей в десятках, сотнях и даже тысячах организаций, гарантирует, что по мере изменения требований и законодательства будут выпускаться новые версии программы и будет осуществляться техническая поддержка. Важно также учитывать, что сегодня стандарты в области межведомственного документооборота и архивного хранения документов находятся в стадии разработки и обсуждения. После принятия соответствующих стандартов неизбежно встанет вопрос обеспечения совместимости имеющихся автоматизированных систем с федеральными и международными стандартами. Все крупные фирмы – разработчики программ обязательно выпустят соответствующие конвертеры, модули, обеспечивающие экспорт – импорт данных в стандартных форматах, а компании, использующие нестандартное программное обеспечение, окажутся перед лицом этой проблемы.

На что же, прежде всего, следует обратить внимание и что необходимо записать в техническом задании, списке требований секретарю организации:

) Регистрация документов. Программа должна поддерживать не только регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов организации, но и регистрацию, и постановку на контроль поручений руководства.

) Контроль исполнения. Каким именно образом будет осуществляться контроль. В простейшем случае это списки неисполненных документов, которые выводятся на экран по запросу пользователя. В более продвинутых системах оповещения о приближающемся сроке исполнения могут рассылаться по электронной почте или быть выполнены в виде автоматически всплывающих окон со списком неисполненных.

) Адресная книга. Секретарь обязательно должен иметь доступ к справочнику – общей адресной книге, в которую канцелярия вносит все сведения по поступившему документу. Это позволяет секретарю быстро соединить руководителя с автором рассматриваемого руководителем документа.

) Организация движения документов. Использование заранее заложенных в программу маршрутных схем позволяет кардинально ускорить процесс согласования даже самых сложных документов.

) Использование шаблонов документов. Создание набора шаблонов для всех типовых управленческих ситуаций существенно ускоряет работу: не тратится время на продумывание, составление и оформление документа, достаточно выбрать нужный шаблон с уже заложенным в него оформлением и типовым трафаретным текстом и вставить переменную информацию.

) Возможность интеграции с системой архивного хранения документов. Очень важно, чтобы документы, завершенные делопроизводством, могли легко передаваться в архив и, чтобы в то же время существовал единый интерфейс поиска и просмотра документов, как текущего делопроизводства, так и документов за прошлые годы.

) Настройка пользовательского интерфейса. В зависимости от выполняемых обязанностей сотрудники организации могут нуждаться в разной функциональности и разной настройке программы. Важно, чтобы интерфейс рабочего места секретаря, секретаря-референта был максимально эргономичным, позволял быстро вводить запросы и получать на экран, распечатывать всю необходимую информацию по документам и сами документы.

) Удаленный доступ. Если достаточно часты ситуации, когда секретарю, сопровождающему руководителя в служебной командировке, может потребоваться получить оперативный доступ к документам, найти нужную информацию в документах компании, то в этом случае надо обратить внимание на наличие возможностей для защищенного удаленного доступа к документам.

В целом, тщательно продумав требования, предъявляемые к программе, секретарь, секретарь-референт упростит себе дальнейшее освоение и использование нового программного обеспечения и сможет существенно повысить эффективность своей работы.

.3 Интернет технологии в работе секретаря

Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www.docflow.ru), выходящий под лозунгом "Все о мире электронного документооборота". По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.

Портал DOCFLOW представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором системы комплексной автоматизации делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.

На первой же странице сайта можно прочитать о примерах внедрения автоматизированных технологий работы с документами в той или иной отрасли, в конкретной компании, учреждении, предприятии. Удобно построен раздел новостей, рубрицированный по месяцам. Почти каждый день появляется информация о фирме, которая только что внедрила то или иное решение для автоматизации работы с документами, ту или иную программу автоматизированного делопроизводства. Тут же появляются новости о выходе новых версий, как программ автоматизации делопроизводства, так и других автоматизированных систем, выполняющих вспомогательные функции в офисе, таких как системы ввода бумажных документов, словари, системы хранения.



Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте материалах.

Еще один раздел портала, который секретари, интересующиеся новостями в области ДОУ, не могут оставить без внимания, – это раздел, посвященный конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.

Кроме собственно календаря, подраздел содержит страницу с анонсами предстоящих мероприятий, отчетами об уже прошедших конференциях и семинарах. На отдельную страницу вынесена информация об учебных семинарах. Однако такое деление семинаров достаточно условно, и искать интересующее вас приходится по всем страницам данного раздела.

Наиболее важной для практиков является информация об уже реализованных проектах автоматизации ДОУ, которую можно найти в подразделе "Проекты". Здесь в одном месте собрана информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Отдельный раздел портала "Каталог" содержит упорядоченную информацию о компаниях, работающих на российском рынке автоматизации ДОУ, предлагаемых ими продуктах, а также проектах по внедрению систем, осуществленных с их участием.

В целом, учитывая частоту обновления материалов на указанном сайте, его можно рекомендовать к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами автоматизации делопроизводства и организации работы с документами.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств – модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер – модем – телефонная сеть – модем – компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно [12].

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную
информационную систему;


получать подтверждения доставки документов по назначению;

выводить на экран дисплея полученные документы;

изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках

исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта – один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Электронная почта Интернет – это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Персональный компьютер предоставляет большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

3. СОВРЕМЕННЫЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

.1 Средства связи

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

автоматически дозвонится по нужному номеру;

автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;

упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;

автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;

попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;

запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;

запомнит время и дату звонка;

покажет продолжительность разговора;

содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);

покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;

обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;

встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке [10].

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Радиотелефон – не такая уж новинка. Он появился еще в пятидесятые годы, но широкого распространения тогда не получил из-за больших габаритов и веса.

Радиотелефон – это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 – 100 км, то есть покрывает большой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять – десять раз и составлять несколько тысяч [13].

Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях. Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поминутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определенного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

Для оперативной передачи сообщений может использоваться также пейджер.

Пейджер – это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений. Сообщение, адресованное пейджеру, он принимает в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами. Необходимо знать, что кроме услуг информации о курсе валют, погоде, пробках на дорогах, абонент получает возможность передать сообщения не только на русском, но и на английском языках. Переданное сообщение на русском языке ваш иностранный партнер получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводчики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим. Зона действия пейджинговой связи – до 100 км. Можно также использовать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для передачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугородный номер. Некоторые пей-джинговые компании предлагают другой вариант междугородной связи: раутинг. В этом случае телефонный номер фирмы остается московским, а оператор сам посылает информацию в другой город.

Кроме того, пейджинговая связь позволяет отсылать сообщения непосредственно с компьютера, не прибегая к помощи оператора, тем самым обеспечивая конфиденциальность коммерческой информации.

Одной из лучших компаний, обеспечивающих качественную и надежную связь на большое расстояние, является Moscom Paging

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких километров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравнению с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораздо меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиотелефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиотелефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, выход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном промышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесообразна.

Уже в ближайшем будущем планируется внедрение новой системы связи, передающей не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную Таким образом можно соединить компьютеры абонентов в единую информационную систему не с помощью кабеля, а посредством радиоволн.

В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь. Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя. Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента. Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат – это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействует обычные телефонные каналы [11].

Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивается, что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих современных моделях факсов используется более плотная "супертермобумага", которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях

Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:

вывод документа на обычную бумагу,

режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка),

отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже,

память на несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой, в эту же память можно загрузить документы для последующей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам,

отклонение ненужных вызовов – игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора [3].

В качестве примера такого "супер телефакса" можно привести последние модели фирмы "XEROX" Эти аппараты с лазерным печатающим устройством, использующим обычную бумагу, имеют все описанные выше возможности, а также множество других Память вмещает 35 страниц с возможностью расширения до 180 Лоток на 250 листов практически исключает возможность израсходования всей бумаги даже при большом объеме поступивших факсов. Кроме того, можно заложить в память для отложенной рассылки до восьми различных документов, каждый со своим списком рассылки

При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации. Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода.

Заслуживает внимания многофункциональное устройство "MEDLEY", состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного аппарата. Такой факс/сканер/принтер сконструирован для подключения! к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных процедур (сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и передачу документов) осуществлять с помощью одного устройства. Интересными для пользователя могут быть мопиры (mopier) HP OfficeJet 590, сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений, копирования документов, их сканирования с возможностями цветного струйного принтера [6].

.2 Копировальные устройства

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев В зависимости от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1 – 2 минут. Затем необходимо:

поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как правило, в левый верхний угол стекла,

проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1.1 или 100%;

убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

нажмите зеленую кнопку <|>,

возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки "СТОП".

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.



Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.

В сфере малого бизнеса используются портативные копировальные аппараты фирмы "CANON", которые отличаются высоким качеством и надежностью.

Копиры Canon FC 210 и FC 230 достаточно легкие (вес – 7, 6 кг) и очень компактные аппараты, имеющие специальную ручку для переноски. Они не требуют предварительного нагрева и имеют автоматическое отключение. Скорость работы – 4 копии в минуту. Оригиналами могут быть листы, книги, альбомы формата не более А4. Копии выполняются на бумаге плотностью до 128 г/м2, кальке, почтовой открытке, пленке для диапроекторов, предназначенной для презентации.

Аппарат FC 230 имеет не только ручную, но и автоматическую подачу бумаги из стопки до 50 листов, а также автоматическое управление насыщенностью копий.

Более мощные копиры модели FC 770 работают со скоростью 12 копий в минуту. Автоматическая подача бумага производится из стопки до 250 листов. Возможно увеличение и уменьшение копии от 70% до 141%.

.3 Устройство для уничтожения бумаг

Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг – шредеры.

Шредеры фирмы "ЕВА" сочетают современный подход к утилизации носителей и обеспечивают сохранение конфиденциальности информации. Такие устройства, как PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 С могут перерабатывать бумагу шириной от 220 мм до 610 мм с разовой загрузкой от 8 до 350 листов в зависимости от выбранной модели При этом степень измельчения носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что обеспечивает достаточный уровень секретности. 7.7. Основные правила техники безопасности [8].

При использовании любого оборудования необходимо соблюдать основные правила техники безопасности:

прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нужно прочитать инструкцию и придерживаться ее;

выключать вилки из розеток в случае длительных перерывов в работе и обязательно при уходе из помещения;

проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;

устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только специалистами;

знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае чрезвычайных обстоятельств;

не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование.

Таким образом, секретарь отвечает не только за создание, хранение и обработку информации, но и за дальнейшую утилизацию не нужной информации, различной документации. Для сохранения конфиденциальности и защиты организации от не санкционированного доступа. В этом секретарю поможет устройства для уничтожения бумаг «шредер», неотъемлемая часть в работе секретаря.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Важными факторами успеха работы секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

Получение, обработка входящей и исходящей почты.

Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

Организация деловых поездок руководителя.

Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

Организация и участие в работе совещаний.

Организация дел в кабинете руководителя.

Освобождение руководителя от рутинных операций.

Информационное обеспечение.

Оформление банковских счетов.

Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.

Соблюдение положительных правил техники безопасности.

Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

В книге Д. Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для секретарей.

При встречи руководителей фирм, невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек.

Сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть "на уровне". Харрисон пишет, что "секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме".

Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях технические средства в работе секретаря очень важны и незаменимы. Они позволяют существенно сократить рабочее время, улучшить процесс делового общения, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей. Разнообразие технических средств позволяет охватить все аспекты деятельности любой современной фирмы.

Секретарь – важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Андреев, В. И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие на основе Гостов РФ – М.: ЗАО Бизнес – школа, 2000. – 256с.

Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. – 2-е, доп. изд. – М.: Strix, 1999. – 224с.

Веселов, П. В. Профессия – секретарь. Учебное пособие. – М.: Информационно – внедренческий центр «Маркетинг», 1998. – 96с.

Вигера, А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. «Секретарское дело» Ростов – на – Дону: Феникс, 2001 – 320с.

Дебра Олкок. Учитесь работать секретарем. – М.: Изд – во «Феникс», 1999. – 96с.

Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – синтез», 2000. – 272с.

Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие. – М.: Высшая школа, 1999г.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес – школа», 2000. – 320с.

Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря / М. Ю. Рогожин. – М.: Изд – во Проспект, 2004. – 368с.

Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: Изд – во «Приор», 2000. – 192с.

Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1999. – 176с.

Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. Сост. И. В. Самыкина. – М.: БИОНОМ, 1997. – 400с.

1.

Технические средства в работе секретаря

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *