Готовая курсовая:

Экспертиза ценности документов

Содержание

Введение………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретический аспект изучения экспертизы ценности документов

1.1. Экспертиза ценности документов: сущность, этапы проведения, функции экспертной комиссии……………………………………………………………………4  

1.2.  Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов……….10

Выводы по главе…………………………………………………………………… ….12

Глава 2. Особенности экспертизы ценности документов

2.1. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов…………14

2.2. Сущность  и  функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов…………………………………………………………………………. ….17

Выводы по главе………………………………………………………………………..24

Заключение………………………………………………………………………………27

Список литературы……………………………………………………………… …….30

Введение

Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга­низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа доку­ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребу­ются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни­ков. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев»[1]. В рамках изучения данной темы,  существует необходимость анализ организации, проведения и особенностей экспертизы ценности документов.  Этим обоснован выбор темы нашего исследования: «Экспертиза ценности документов».  

Цель исследования – изучить особенности проведения экспертизы ценности документов.

            Задачи исследования:

1. Изучить сущность, этапы проведения и функции экспертной комиссии. 

2. Определить нормативно-методические основы экспертизы ценности документов.

3. Охарактеризовать организация и порядок проведения экспертизы ценности документов.

4. Определить сущность  и  функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов.

Глава 1. Теоретический аспект изучения экспертизы ценности документов

1.1. Экспертиза ценности документов: сущность, этапы проведения, функции экспертной комиссии

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на­чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государствен­ном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов[2].

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив уч­реждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

            Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы[3]:

— основная документация, наиболее полно отражающая деятель­ность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основ­ных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, докла­ды, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

Готовая работа, которую можно скачать бесплатно и без регистрации:   Анализ финансового положения предприятия

— оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерско­му учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хо­зяйственным вопросам и т.д.).

Для этой категории документов ус­танавливаются временные сроки хранения[4].

— документация по личному составу (приказы, личные карточки ра­бочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обра­щаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудо­вом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в уч­реждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональ­ных структурных подразделений, как производственные отделы и бух­галтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспектив­ные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся[5]:

— сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

— годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их исполь­зованию;

— сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

— протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

— аудиторские заключения;

— аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

— налоговые декларации;

— передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с при­ложениями и объяснительными записками к ним;

— документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости иму­щества и др.;

— паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры, нахо­дящихся под охраной государства;

— акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

— штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

— лицевые счета по учету основного фонда

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов[6].

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделе­ния) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется толь­ко подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные по­метки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в пло­хом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они уста­навливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт про­дукции и т.п.)[7].

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколь­ко видов типовых перечней:

Готовая работа, которую можно скачать бесплатно и без регистрации:   Учетная политика

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос­комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи­заций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные ар­хивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.


[1] Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Уч. пособие. — М.: Изд-во «Юридический кол­ледж МГУ», 2004, с. 110

[2] Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., ис­правленное и доп. — М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2001, с 201.

[3] Там же, С. 202

[4] Там же, С. 204

[5] Там же, С. 206

[6] Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Уч. пособие. — М.: Изд-во «Юридический кол­ледж МГУ», 2004, с. 112

[7] Там же, С. 113

Экспертиза ценности документов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рейтинг@Mail.ru